整合工作日報、試算表與需求單——
在 LINE 上，把零散進度整理成一句就看得懂的答案。
這三個困擾，幾乎每個需要掌握團隊進度的人都有
「這個專案現在做到哪裡了？」
進度散落在工作日報、試算表與群組訊息裡。臨時被問到時，只能逐份查找，再人工拼成一個答案。
「企劃說完成了，設計怎麼還在等？」
每位成員的工作內容與紀錄方式不同。同一個專案拆在不同表格裡，單獨查看只會得到局部進度。
「我明明記得要提醒，怎麼又忘了？」
新人交付、需求單與主管交辦各有期限。靠人記憶容易遺漏，訊息太零散又會打斷同事工作。
小秘書把零散資料整理成下一步，而且直接在 LINE 裡查得到！
而是把零散紀錄判斷成可以採取行動的答案
交叉比對不同來源，判斷工作真正停在哪個階段。
不只顯示空白欄位，而是依照流程產生可執行的下一步。
區分主管、企劃、設計、新進成員或外部協作流程。
找出等待確認、等待素材、等待設計或等待交付的原因。
點擊卡片，看看小秘書如何整理工作
整合新人資料、交付項目與完成狀態，快速看見目前進度。
不是只列出缺少什麼，而是判斷下一步，以及現在應該由誰處理。
將不同成員的工作日報，依照專案名稱重新彙整。
同一份回覆中分別呈現企劃、設計與需求單進度，不再逐份翻閱。
依照期限與工作狀態，整理目前真正需要處理的事項。
已完成或不符合條件的項目不再重複出現，讓清單保持乾淨。
主管想到事情時先記錄，不必擔心忘記，也不用立即打擾同事。
非上班時間的筆記依對象整併，在下一個工作日集中通知。
串接多份 Google Sheets、Excel 鏡像、工作日報與需求單資料。
同事繼續維護原本的日報與表格，由同步層負責整理資料。
依指定日期、時段與角色發送提醒，沒有待辦就保持安靜。
依使用者身分開放對應功能，降低誤操作與資料混用。
三個讓自動化真正融入團隊的設計
團隊繼續填寫熟悉的日報與試算表，不必重新搬資料，也不用學習另一套專案工具。
主管不必逐份查看資料，小秘書直接整理狀態、最近紀錄、下一步與責任歸屬。
查詢與主動提醒分開處理，避免完成事項或重複訊息持續打擾團隊。
工具不一定要換，資訊的整理方式可以先改變
工作資料繼續留在原本的日報與試算表
小秘書只把整理後的答案，放進團隊本來就會打開的 LINE
不必逐份打開日報與試算表，小秘書會把多個來源整理成可以立刻判斷的資訊。
盤點團隊原本使用的試算表、工作日報與需求單，不要求同事重新搬家。
定義每個流程的完成條件、下一步、期限與責任歸屬，讓系統知道什麼才是真正的進度。
成員用熟悉的 LINE 指令查詢整理結果；需要處理的事項才會在指定時間集中通知。
不用重複整理進度，直接看見今天要處理的工作與即將到期的事項。
企劃、設計與需求單紀錄被放回同一個專案脈絡，減少資訊落差。
不用逐份閱讀日報，就能掌握最近進度、下一步與責任歸屬。
能可靠判斷的資料自動處理；無法確認的項目明確標示待分類，不強行猜測
不一定。導入時會先盤點既有資料結構，優先保留團隊原本的填寫習慣，再以同步與轉換規則整理資料。
日常紀錄仍可維持原本方式。一般成員只需要學會少量 LINE 指令；主管則可透過分類按鈕快速查詢，不必記住完整指令。
可以。小秘書不是固定套版，而是依實際表格欄位、工作順序、完成條件與提醒規則建立專屬判斷流程。
只連接經確認、且功能所需的工作資料。公開展示頁使用的姓名、專案、日期與對話均為示意內容，不包含客戶內部資訊。
可以。當表格新增欄位、工作流程改變或提醒時間需要調整時，可更新同步與判斷規則，不必重新建立整套系統。
因為工具必須先有人願意打開。資料仍保留在團隊原本的工作系統，小秘書只把整理後的答案帶進日常已經使用的 LINE。
能可靠確認的項目會自動分類；資訊不足或規則無法判定時，系統會標示為待分類或待確認，交由人員補充，不會為了自動化而強行猜測。
不是指令或畫面，而是把團隊實際的工作規則說清楚：什麼代表完成、下一步是什麼、資料衝突時相信哪個來源，以及現在應該由誰處理。